Auditoría de Activos Digitales para PYMES ¿Qué es y por qué realizarla?

Todo aquello que forma parte de tu empresa, sea tangible o no, es importante. La auditoría de activos digitales incluye el software, la seguridad y la comunicación digital, además de la reputación y los contenidos generados para los canales de la marca en Internet.

¿Te sorprendí? Quizás no.

Si tienes tiempo dedicado a generar y potenciar la presencia digital de tu negocio, marca o emprendimiento, seguro estás documentando el proceso y tienes un archivo de tus campañas que te facilitan el análisis, mejoras y enfoque para la toma de decisiones.

Si no es así, no te preocupes. Sigue leyendo y empieza ahora.

¿Qué son activos digitales?

Los activos digitales están representados por todo aquello que contiene o es parte de la comunicación digital de la empresa, negocio o marca. Esta comunicación se compone de procesos y está relacionada con otros sitios, público, herramientas, seguridad, estrategias, reputación, posicionamiento y contenido producido para el negocio, que constituyen su ecosistema digital.

Para iniciar una auditoría debes tener claro cómo está conformado el ecosistema digital de la empresa o, en todo caso, la auditoría te debe llevar a modelar ese ecosistema.

Estos procesos no son como muchos gerentes y empleados del negocio creen, no se trata de inmiscuirse arbitrariamente en su día a día en el trabajo, sino de reorganizar los procesos y optimizarlos para ayudar a que la empresa logre sus objetivos de negocios.

Identifica a continuación, cuáles son los activos digitales de tu negocio

Medios propios (en inglés, Owned Media)

Dentro de esta categoría se encuentran todos aquellos activos producidos directamente por la empresa, marca o negocio y que facilitan la comunicación e interacción con su audiencia, tales como:

• Software, Sitio web, tienda online, blog, e-learnig, App
• Perfiles en redes sociales: Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin, etc.
• Contenido: libros o guías digitales, podcast o videos publicados.

Medios de pago (en inglés, Paid Media)

En esta categoría encontramos todos los contenidos y resultados generados a partir de campañas de pago, tales como:

• Anuncios en redes sociales o motores de búsqueda (Social Ads y Google Ads)
• Banners publicitarios o botones con enlaces a entradas de blogs u otros sitios web (espacios alquilados para publicidad, marketing de afiliados, Google AdSense)
• Artículos promocionados
• Menciones de “influencers” o influyentes del sector que promueven o difunden el contenido de tu marca o negocio.

Medios ganados (en inglés, Earned Media)

Representa la identidad creada por la marca, la reputación obtenida y el posicionamiento ganado en su nicho de mercado, como resultado a las acciones y estrategias de marketing implementadas en el medio digital.

En este punto, la empresa, producto o marca, tiene un lugar en su sector, es un referente, influye en el público. Esto le lleva a obtener reputación online y hacer qué terceros generen contenido a su favor, tales como:

• Menciones de la marca, servicio, producto o negocio en las redes sociales
• Recomendaciones en chat o foros
• Artículos creados de forma espontánea por bloggers o consumidores de la marca
• Publicaciones compartidas en redes sociales
• Reportajes o entrevistas (documentales o gira de medios)

Herramientas y Seguridad (en inglés, Tools & Security)

Es poco probable que encuentres esta categoría en referencias de blogs. Casi siempre las auditorías de activos digitales son enfocadas al contenido y la reputación de la marca. Aquello que directamente te proporciona un valor que se puede traducir en ingresos monetarios, directa o indirectamente.

Las herramientas empleadas de forma gratuita o contratadas para llevar a cabo todo el proceso de comunicación, también influyen en los resultados.

Aquí hay una inversión en tiempo y dinero importante, que puede llevar desde la capacitación del personal en el uso de la herramienta hasta la responsabilidad propia y de terceros en la manipulación de los datos que se recopilan con ellas. Lo que agrega otro elemento importante: La seguridad.

Te comparto algunos ejemplos:

• Herramienta de programación de contenidos: Compartes con el creador de la herramienta el contenido, que lo verá, incluso antes de que lo vea tu usuario final. Recuerda que lo estás programando con un día o un mes de anticipación.
• Email marketing: Con estas herramientas, compartes la base de datos de tus suscriptores, prospectos y clientes actuales.
• Herramientas de medición y análisis: Estás compartiendo cómo es el comportamiento de tu comunidad, sitio web y resultados de la implementación de tus estrategias.
• Tu propio sitio web, a través del cual, los usuarios se registran, suscriben, comentan e interactúan. Esta información queda en tu base de datos (tienes un proveedor de servicio de hosting y usas CMS, plugin y software de terceros que se engloba en cualquiera de las tres herramientas mencionadas.

Por lo tanto, una auditoría de activos digitales nos lleva a evaluar el segundo activo más importante: La información de tus prospectos y clientes.

Es mucho lo que puedes perder si no generas confianza, seguridad y buena reputación. Estos tres aspectos son la consecuencia de una buena estrategia de comunicación, ofrecer seguridad a tu comunidad y calidad en tu propuesta.

Ninguna es independiente, todas son parte de tu ecosistema digital.

¿Por qué debo hacer una auditoría de activos digitales?

Lo primero que te diré es que se tratan de activos de tu marca o negocio. Esto debe ser razón suficiente si pensamos en que tu negocio o marca tiene un valor para ti, es tu sueño, tu medio de sustento y tu proyecto de vida. Y, no debe darte miedo. El objetivo de una auditoría siempre es tomar mejores decisiones de negocios, y para lograrlo, necesitamos conocer qué se debe mejorar.

Desde la óptica del gerente de un negocio escalable y exitoso, sabe que debe realizar una auditoría de sus activos digitales para:

• Conocer sus debilidades y fortalezas, para establecer cuál es su valor diferencial y su situación en el mercado frente a la competencia
• Identificar oportunidades de posicionamiento y crecimiento para su negocio o marca
• Conocer cuáles son los canales de tráfico más rentables para su negocio. Para ellos usamos herramientas como Google Analytics.

• Determinar el tipo y temática de contenido que funciona mejor en las redes sociales, sitio web o publicidad de pago
• Identificar las normas de etiqueta y comportamiento que se pueden estar incumpliendo en el medio digital y que afectan el alcance de las estrategias implementadas, o la percepción de su público.
• Conocer los riesgos de seguridad y protección de la data del negocio y de los prospectos/clientes que pueden dañar la reputación de la marca, hacerte perder la confianza de tu público, generar costes para solucionar problemas mayores, pago de infracciones, evitar robo de información confidencial. Con esta auditoría, vas a:
  • Identificar rápidamente cuáles son tus activos digitales más vulnerables,
  • Evitar la exposición de contraseñas,
  • Disminuir los riesgos con el uso del correo electrónico y uso de dispositivos no registrados.
  • Ajustar niveles y políticas de seguridad en el sitio web, las redes sociales y cualquier otra herramienta digital que uses
• Evaluar oportunidades de uso de tecnología web en el negocio (mejores herramientas, más completas, más efectivas)
• Considerar el relanzamiento de la imagen de la marca, su concepto o nicho de mercado.
• Evaluar las estrategias de marketing para tomar mejores decisiones
• Generar lealtad hacia la marca

¿Cuál es el momento idóneo para auditar?

Auditar no es un proceso de un día, es parte de la vida del negocio online y offline. Monitoreamos, medimos, analizamos y tomamos decisiones para ser cada día mejores personas, profesionales, marcas y negocios.

Como referencia, listo algunos momentos en los que necesitas auditar:

• De forma periódica, por ejemplo, mensualmente para monitorear el comportamiento en las redes sociales, sitio web, ranking en buscadores o resultados de una estrategia de marketing digital
• Cuando sospechas que hay fuga de información, riesgos de seguridad o datos incorrectos en tus informes
• Previo al lanzamiento de un nuevo producto o servicio
• En temporadas especiales, como Navidad, vacaciones, Black Friday u otra, en la que el comportamiento y perfil de usuario tiene características especiales
• Monitorear la reputación de la marca
• Ampliar el negocio, inyección de capital.

¿Qué tipos de auditoría de activos digitales puedo realizar para mi marca o empresa?

Frente a cualquier proceso de auditoría, el primer paso es establecer un objetivo. Es decir, saber por qué vas auditar, Aquí tienes algunos ejemplos:

Objetivo:

• Lanzamiento de producto. Vamos a lanzar un nuevo producto y queremos conocer si coincide con los intereses y características de nuestros clientes actuales. Y estimar, cuál es la venta inicial que se puede lograr con una estrategia de marketing muy puntual.
• Canal de marketing más rentable. Necesitas evaluar cuál es el canal que trae más tráfico al sitio web y de donde se logra mayor interacción con el contenido.
• Saber cuál es el costo de un lead. ¿Te has preguntado cuánto te cuesta convertir un prospecto en un cliente?
• Herramientas de monitoreo y analítica. ¿Cuántas herramientas usas en los procesos de forma gratuita o de pago? Es importante saber qué muchas veces una herramienta gratuita puede ayudarte a completar tus objetivos en un tiempo mucho mayor al que te llevaría con una de pago, si tu empresa es muy grande y manejas grandes volúmenes de información. Pero si tu empresa es pequeña y aún puedes manejarte con una herramienta gratuita, ¿Vale la pena contratar una herramienta de pago?
• Los resultados de la analítica sirven para tomar mejores decisiones de negocios. En el proceso de auditoría evalúas las fuentes de datos, la forma en cómo se están tratando y si existe un Plan de Medición.

Cuando ya tienes definido el objetivo, lo siguiente es elegir el tipo de auditoría que requieres para analizar tus activos digitales. Aquí tienes una guía de Auditoría:

• Análisis Inicial para conocer el mercado y las oportunidades de la marca
• De competencia.
• Definir büyer person
• De reputación online
• De gestión de redes sociales
• Del sitio web
• Posicionamiento SEO y ASO
• Publicidad digital
• Email marketing

¿Quién es la persona encargada de auditar los activos digitales de tu empresa o marca?

Emprendimientos, comerciantes y pequeñas marcas seguro contratarán un auditor externo para realizar el proceso, pero empresas grandes, es posible que tengan un especialista en su departamento de Marketing.

Pero la auditoría no es exclusiva de un especialista con contrato fijo. Es posible que la empresa quiera una segunda visión y contrate un auditor externo que valore los resultados de la auditoría inicial.

Un auditor debe tener conocimientos en el área en la que va a auditar y ofrecer recomendaciones. De forma general, no es fácil encontrar un auditor informático que vaya más allá, hasta la estrategia de marketing y es uno de los valores agregados en mis servicios, lo que me da la autoridad para hacer las recomendaciones que comparto en este artículo.

Dediqué más de 15 años a los sistemas informáticos desde la interfaz de un sitio, la base de datos, los servidores de comunicaciones hasta estudiar metodologías de análisis, diseño y programación de sistemas web. Y ya sumo 8 años dedicados al marketing digital, específicamente en SEO y Social Media, como consultora y auditor. Esto me permite ver de forma amplia el contexto desde los puntos importantes: marca, estrategias, seguridad, herramientas y presupuesto. En otras palabras, el ecosistema digital.

Pero si no cuentas con un personal con amplio conocimiento, evalúa la contratación de un especialista en el área en la que tienes la necesidad:

• Auditor informático
• Análisis SEO
• Auditor de gestión de redes sociales
• Auditor de marketing digital, o
• Un especialista en seguridad de datos.

 

Conclusión:

 

Los activos digitales de la empresa tienen un gran valor. Hoy día, un negocio que no tenga presencia digital prácticamente no existe y le deja el campo abierta a otro negocio para que ocupe ese espacio en la mente y vida del usuario.

Todos los procesos de un negocio son auditables, es un herramienta necesaria para saber hacia dónde se dirige el negocio, trabajar en las debilidades y potenciar las fortalezas.

Por sobre todas las cosas, realizar una auditoría de activos digitales te ayuda a preservar la información, entenderla y emplearla en la toma de decisiones.

 

¿Estás listo para iniciar el proceso de auditoría?