De los aprendizajes que nos ha dejado la era de las tecnologías de la información y la comunicación, es que debemos hacer un uso consciente de ellas, a su vez que aprovecharlas al máximo en nuestros proyectos de negocios para incrementar la eficiencia de la mayoría, sino todos, los procesos administrativos.
Aún encontramos muchas empresas y emprendedores que no han incorporado sus negocios a más del 50% a este mundo digital. Más sus clientes están varios pasos adelante, realizan búsquedas en Google, crean contenidos en blog y redes sociales, compran y se comunican desde el móvil.
[Tweet “¿Quieres potenciar tu negocio ya o ver a tus clientes irse con la competencia?”]
Estos son los consejos prácticos para integrar lo digital en tu modelo de negocio a un coste mínimo, con un plan estratégico y no “empujado” por las circunstancias. Lo primero que debes hacer es conocer y aprender sobre tu negocio. Evalúa los puntos débiles y fuertes.
Responde esta pregunta:
¿Cuáles aspectos de tu negocio necesitan ser potenciados con las herramientas digitales?
De ser necesario, busca asesoría. Si no tienes tiempo ni el conocimiento necesario busca el momento y las ganas. Recuerda que es tu empresa, tu emprendimiento y esfuerzo el que se verá afectado si se aplica la estrategia equivocada o si se invierten recursos de forma innecesaria.
Hace más de 5 años he estado explorando el potencial de algunas herramientas útiles para activar los recursos informáticos más las tecnologías web en proyectos de emprendimiento. Elaboré entonces una listas de herramientas online y offline que te recomiendo integrar en tus proyectos, todas enfocadas en realizar una mínima inversión de recursos cuyos objetivos realizables en el tiempo se concreten en la satisfacción del cliente y una gestión eficiente de tu modelo de negocio.
Es posible que muestres resistencia al cambio, esto es normal. Los resultados en el tiempo compensarán cualquier duda que tengas ahora. El paso siguiente seguro será más digital.
Beneficios de las herramientas de productividad offline basadas en software libre
- Cero gasto en licencias de uso e instalación de aplicaciones de software
- Mayor seguridad en el resguardo de la información ante ataques por virus informáticos. Muchos de los virus se propagan con mayor facilidad en ambiente Windows, sus archivos tienen la extensión .exe que no es reconocida en ambiente Linux, por lo tanto no se ejecutan y pueden borrarse manualmente como un archivo común
- Las aplicaciones son más ligeras ya que los entornos gráficos están orientados a la productividad, optimizando de esta forma los recursos de memoria de los equipos
- Independencia entre aplicaciones o programas instalados en el equipo, por lo que jamás verás el famoso pantallazo azul de Windows. Si un programa falla, no afecta el funcionamiento del equipo. El resto de las aplicaciones siguen trabajando
- Las actualizaciones e instalación de paquetes de software se realizan desde un disco o los repositorios en Internet, sin depender de la contratación de un servicio de soporte técnico solo para esto. Basta un breve entrenamiento o una guía para realizar en pocos pasos, aunque puede ser necesario verificar la disponibilidad de espacio en el disco duro o memoria RAM para funcionar correctamente.
En el caso de herramientas de productividad en la nube, la importancia de entender su funcionamiento y beneficios es elemental. Pero no te preocupes, estas herramientas son muy intuitivas y de seguro en corto tiempo tanto tu personal como tu, tendrán la destreza necesarias para su implementación.
Beneficios de las herramientas de productividad online basadas en la nube
- Resguardo de la información en la nube. En caso de dañarse algún disco o equipo, es posible recuperarla
- Distribución del trabajo. No es necesario estar en la oficina para realizar una tarea ya que al estar la información en la nube, puedes acceder desde cualquier lugar en todo momento con una conexión a internet y un computador o dispositivo móvil. A parte, permite incrementar las oportunidades de trabajo dentro de empresas pequeñas con teletrabajo o trabajo desde casa
- Posibilidad de realizar reuniones con clientes o personal, atención al cliente o contacto con proveedores desde cualquier lugar a través de videoconferencias, chat, hangout o transmisiones en vivo a través de las redes sociales
- Ahorro en el pago de licencias para usar aplicación. Se reduce también la inversión en el hardware
- Mejor uso del tiempo, ya que no será necesario esperar a enviar o recibir archivos por correo electrónico. Al estar almacenados en la nube, solo debes dar los permisos de acceso
- Usar las herramientas de productividad online te ayudará a incrementar el nivel de competitividad de tu empresa y te ayudará a crecer.
- Puedes ofrecer servicios 24x7x365 fomentando la satisfacción de tus clientes.
- Ahorras tiempo y recursos en contratación de soporte técnico ya que las aplicaciones siempre están actualizadas.
Soluciones digitales online-offline para emprendedores
| Funcionalidad | Software Libre | En la nube |
| Ofimática | LibreOffice | Google Docs |
| Imágenes-Dibujo-Infografía | Gimp, Krita, Blender, Inkscape, LibreCad | PiktoChart, Pezi |
| Almacenamiento | Depende del espacio del disco duro | Google Drive, One Drive, Dropbox |
| Correo | Correo interno a través de una red privada, con WebMail Correo electrónico con una conexión a Internet | Correo personal con Gmail, Hotmail, Yahoo Correo corporativo con WebMail Email marketing: MailChimp, MailRelay |
| Organización y planificación de tareas Notas, Calendario | GanttPV, Clocking It, TaskJuggler, GanttProject, OpenProject, Planner SpringSeed, ReedNoteBook, Everpad, TagSpaces | Asana, Trello, Podio Google Calendar, Evernote, Keep |
Estas recomendaciones están orientadas al emprendedor, de forma que con pocos recursos pueda gestionar una plataforma tecnológica a mínimo costo. En la medida que tu negocio crezca, será necesario ampliar o mejorar las dimensiones como capacidad de almacenamiento u otros servicios especializados.
Mitos sobre el software libre y la nube
Cuando emprendes siempre se nos acerca alguna vocecita amiga que nos dirá ¡cuidado!, ante cualquier tecnología que le resulte nueva. Todo está en investigar y documentarse.
El riesgo, por ejemplo, de perder información está en ambos espacios: online y offline, al igual que las acciones a tomar para respaldar todas nuestras acciones de crecimiento. Entonces, en ambos siempre ten un respaldo adicional en otro medio como un disco compacto u otra cuenta en la nube de donde puedas recuperar información.
Elige aplicaciones recomendadas, las app, los plugins siempre están a merced del presupuesto y mejoras en las aplicaciones en las que son desarrolladas. Siempre recomiendo las relacionadas a Google porque como empresa ha demostrado solidez, responsabilidad y proyección de crecimiento en el tiempo, lo que augura soporte por muchos años.
En cuanto a las aplicaciones en software libre, las prefiero en principio porque no dependo de una licencia comercial. Segundo, Puedo instalarlas directo de los repositorios oficiales lo que me asegura la pureza del código y tercero, siempre hay soporte, mejoras y las acompaña el código ético de las 4 libertades que les permite nacer, crecer, madurar y mantenerse activas con el aporte de la comunidad.
Si necesitas alguna recomendación adicional, deja un comentario en este artículo o escribe al inbox y con gusto conversaremos sobre el tema.
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